毎日忙しく働いている多くのビジネスマンにとって、手間のかかる入力作業や資料作成業務など、業務プロセスにおける無駄は今すぐにでも見直したいところでしょう。本来ならば、新たに人を採用して業務を振り分けることができればいいのですが、急速な少子高齢化が進む今の日本において、新たな人材を獲得することは容易ではありません。もし人材が獲得できたとしても、人件費をかけた分だけ業績を高めていく必要があり、さらなる負担を強いてしまうことにもなりかねません。
そうであれば、人材を増やすことなく生産性を高め、業績を上げていく施策を考えるべきです。そのためには、業務の無駄をしっかりと見極め、できる限り簡略化、省力化できる仕組みを作る必要があります。つまり、ITを駆使しながら業務プロセスを改善してくことに他ならないのです。しかも、現在はクラウド化が進み、初期投資を大きくかけることなく月額費用でITを活用することができる時代。ITを活用して業務プロセスを見直す絶好のタイミングだといえるのです。
では、具体的にはどんなことに取り組むべきなのでしょうか。実際に検索エンジンで「業務効率化」について調べてみると、具体性のある情報が少ないように見受けられます。“無駄を洗い出す”“効率的な人のやり方をまねる”など、まるでスローガンのようなものが中心で、具体性に欠けている情報ばかりが散見されます。ただのスローガンでは、なかなか業務の効率化につなげることはできません。本当に欲しい情報は、日々行っている業務をどう効率化できるのかという具体的な方策です。
具体的にどうすべきなのか分かりにくいアイデアばかり
実際には、現状の業務を見直すBPR（Business Process Re-engineering）を社内のプロジェクトとして立ち上げ、その過程で業務を見直していくことが本来的な業務改善の手順でしょう。しかし、現状の業務を劇的に変えるBPRはかなり大掛かりなものになりがちで、組織横断的なプロジェクトを組んで進めていかなければなりません。当然やるべきことではあるのですが、明日から効果が発揮されるような、即効性のある方策とはなりにくいのが現実です。そうであれば、今の業務フローを大きく変更せずに、ITの力を借りて効率化するほうが、短期的な効果を得られるはずです。
実は、この業務効率化に寄与するツールとして大きく役立つものの1つに挙げられるのが、システム間のデータ連携を可能にするEAIツール「ASTERIA Warp」です。おそらくデータ連携ツールをご存知の方は、業務部門の効率化という視点でASTERIA Warpを見たことはないと思われますが、実は日々の業務を効率化する際にも大いに活躍してくれるツールなのです。
そもそもASTERIA Warpは、システム間のデータ連携を容易に行うツールとして、多くの企業に導入されています。専門的なプログラミングの知識が不要で、システム同士をアイコンでつなぎ合わせながらドラッグ＆ドロップで業務フローを定義していくだけで、データベースやファイルシステム、各種業務システム、クラウドサービス連携なども容易に行うことができるのです。
そのASTERIA Warpをどう使えば業務改善につながるのか。その具体的な方法を示していきながら、多くの時間が必要な業務が楽になるワザを詳しく紹介していきたいと思います。ASTERIA Warpを上手に使うことで、1日30分でも早く帰宅でききるような環境づくりにお役立ていただければと思います。
次回からは各業務部門に絞って業務を見ていきながら、その中でASTERIA Warpの活用方法を具体的に示していきます。第二回目は、頻繁に外出する営業部門や日々様々な経費が発生する販売部門だからこそ多くの時間が必要な、経費精算業務の効率化についてみていきます。お楽しみに！
ASTERIA Warp製品の技術情報やTips、また情報交換の場として「ADNフォーラム」をご用意しています。
ASTERIA Warpデベロッパー同士をつなげ、技術情報の共有やちょっとしたASTERIA Warpの疑問解決の場とすることを目的としたコミュニティです。
