オフィス用品の翌日配達サービスで
Excelを活用した受注システムを構築
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| ビズネット株式会社 代表取締役 中嶋光正氏 |
ビズネット株式会社は企業向けに文房具をはじめとしてオフィス用品の販売を行っている。取り扱い商品は12,000アイテムを越えるほど豊富であり、さらに商品の即時配送も特徴のひとつとなっていてユーザー数と業績を飛躍的に伸ばしている。受注は専用オーダーシートをFAXで受信するのが中心であるが、6月より、「iMaker for Excel」と「iMessenger」を活用して電子メールを使った「Xmail（エックスメール）」と呼ぶXMLベースの受注システムを開始した。その仕組み、導入メリットを中嶋光正社長にお話をうかがった。
総務が扱う商品を全てカバーするBiznet
ビズネット株式会社（文具大手のプラス株式会社の100%子会社）は、大手中堅企業に対しオフィス用品の販売を行っている。取扱商品は名刺や名前入り封筒などのカスタムオーダー品、文房具はもとより、エコ商品、収納家具、ユニフォーム、洗剤や花など多岐に渡り、乾電池や蛍光灯の廃品回収サービスも行っている。精力的に取扱商品を増やし、企業の総務部門が扱うものを全てカバーしようとしている。午後4時までに受注確定したものは基本的に翌日配送、都内ならさらに午前10時までの受注なら即日配送が可能であり、商品配達の速さも優位な特徴である。ユーザー数は大手中堅企業を中心に14万部門を越え、売り上げも確実に伸ばしている。
Excelを活用したXMLベースの「Xmail」サービス開始
従来の注文システムは大きく分けてFAXとインターネット経由で行われていた。FAX経由とはカタログに添付された専用オーダーシートに記入して、受信したものをOCRで読み取る。いっぽうインターネット経由ならアクセス用のID・パスワードを取得してから、Biznetのホームページにアクセスして注文フォームに記入して送信する。インターネットの場合は、購入履歴を参照したり注文コードや商品から検索して発注することが可能となっている。これに加えて、今回、XMLを使用した電子メールシステム「Xmail(エックスメール)」による発注も可能となった。この画期的なシステムではユーザーのシステム環境上の制約を大きく取り払うことが可能となり、大幅なユーザー数の増大が見込まれている。
ユーザーが使用するパソコンには表計算ソフトMicrosoft Excelとインターネットメールソフトがインストールされていれば、Xmailを利用するには十分である。例えば発注するユーザーがCD-ROMドライブがないパソコンを使っていたり、ブラウザを使えなくても問題ない。Xmailシステムなら企業で一般的に利用されているExcelにて発注テンプレートを開けばよい。日常業務で使い慣れたソフトのインターフェースを持つので、ユーザーの利便性が向上する。またインターネットには常時接続ではなく、ダイアルアップしているような環境では長時間にホームページにアクセスするとプロバイダへの課金がかさんでしまうが、Xmailならオフラインにて商品を選択できて発注するときだけインターネットに接続できればよいのである。これでインターネット環境に恵まれていない環境でも気軽に発注できるようになった。さらにセキュリティに対しての対応も大きく期待されている。このXmailによる発注ならデータの送受信はメールにて行われるため、ホームページに接続してデータを送受信するよりセキュリティに関するリスクが少なくて済むのである。これは社外のホームページにあるオンライン販売の利用を敬遠するような、セキュリティに関して厳しいポリシー持つ企業がBiznetの採用を決断する決め手となった。現時点ではFAXでの注文が中心だが、今後はXmailを含めたインターネットを経由した注文の割合を増やしていくことを目標にしている。
「iMaker」「iMessenger」を使った受発注処理
ここでシステムの一連の流れを追ってみる。ユーザーが発注を行う端末は一般業務を行うパソコンで、OSはWindows95/98/(R)NT/2000、表計算ソフトはExcel97/Excel2000とインターネットメールソフトと、それに加えて「iMaker for Excel Express」をインストールする。まず、ユーザーはExcelにて受注テンプレートを開いて商品を選択し必要な数量を入力する。発注処理を行うとXML形式の発注データが「iMaker for Excel Express」によって生成されて、ユーザーの端末から発注データがメールに添付されてBiznet宛に送信される。メールがBiznetに届くと、メール受注サーバーにて「iMessenger」と独自開発したプログラムにて処理されて、「B-Cube」と呼ばれるBiznet基幹システムに送られる。基幹システムでは受注処理が行われ処理結果がメール受注サーバーに返され、ユーザー宛に受注確認メールが返信される。同時に「B-Cube」から物流センターに向けて出荷指示が出され、即座に商品がユーザーのもとへ配送されるという仕組みになっている。
利用者とBiznet、双方にメリットのあるデータのXML化
このXmailを中心として実現するサービスのメリットは、まず処理のスピードアップと効率化が図られることである。Xmailにて発注から配送指示まで自動化することにより、処理時間が短縮され、労力や経費の削減が実現できる。ユーザー側はFAXオーダーシートへの記入やFAX操作の手間を減らすことができ、誤記入も抑えることができる。受信側ではOCR処理にかかる手間を軽減することができる。さらにユーザー環境に高度なシステム構成を必要とせずパソコンでExcelとメールが使える環境があればよい。加えて、一般的に使われているExcelをフロントエンドとすることで、ユーザーフレンドリーなインターフェースが構築でき、思い立ったら気軽に注文できる環境を提供しているといえる。
さらにもうひとつ、このシステムでは顧客志向を重視しているという点も優れた点であるといえるだろう。効率よく販売するだけではなく、過去の購入履歴データを管理することによってそれをサービスの向上につなげようとしている。個別カスタマイズを行うことにより、例えば顧客は注文実績を部署毎や期間毎に参照したりすることができる。またこれらは購入企業内の予算管理にも役立てることができるようにするつもりだ。いっぽうBiznetは購入実績データから傾向を分析することにより、顧客に新しい商品や価格の提案ができるようになる。つまり、購入履歴データを利用することによって、サービス向上につなげようとしている。
Biznetは今後も徹底的な効率化とサービス向上を追求して、ユーザーのためにさらなる進化を目指している。
