手軽だが人手がかかるWeb/メールEDIを自動化
効率化のために新しいシステムを導入してみたけれど、どういうわけか思ったほどの成果が上がっていないようだ。新しいシステムが動き始めてから、かえってエンドユーザーの手間が増えてしまったのではないか。IT活用において、そんなジレンマを感じたことがある経営者やマネージャー、業務担当者、IT担当者は少なからずいることでしょう。
典型的なケースがWeb EDIやメールEDIです。その手軽さから2000年前後を境に、中堅中小の企業はもとより大手企業の間でも利用が広がりました。受発注などに伴う業務データを複数の事業者間や担当者間で効果的にやり取りするという点では、大きな成果につながったという事例は多いはずです。
ところが、事業者間や担当者間における情報の伝達は効率化したものの、その前後に発生するシステム間のやり取りは意外なほど人手に頼っている、というのが今も変わらぬWeb/メールEDIの現状です。手元のパソコンを使って作成したExcelファイルをWebにアップロード、あるいはメールに添付する。Web上にある、またはメールに添付されたExcelファイルの記載内容をシステムに手入力する。EDIの件数が多くなれば、エンドユーザーの手間や負担、誤入力のリスクが無視できないほど大きくなることは明らかです。
こうした課題を上手く解決するために企業が活用しているのが、Web/メールEDIと各種業務システムをつなぐ「Excel EDIサーバー」です。Excelファイルに記載されたデータを所定の形式で業務システムに取り込む。逆に、業務システムからデータを取り出してWebやメールで送るExcelファイルを作成する。これら一連の処理を自動化する仕組みを整えることで、Web/メールEDIの効率を高めています。
ここでは、メール連携機能を使用し、メールで届いたExcel文書に記載された情報をRDBへ書き込む連携方法をご紹介します。
最初のステップはメールサーバーへの接続設定です。
【メール POP3接続設定】
フロー管理コンソールをブラウザーに表示し、メールサーバーへの接続情報を登録します。具体的には、［設定］／ ［コネクション］／［インターネット］タブから［POP3］を選択して、接続名に任意の名前を設定します。その他の情報は、アダプタの設定ガイドに沿って情報を登録してください。ここで［IMAP4］を選択すると、メールサーバーへの接続にIMAP4プロトコルを使うことができます。
【DB接続設定】
ブラウザー上で使用するRDBへの接続設定を行います。詳しくは、「つなぐシチュエーション [DB2－Oracle DB連携]」の項を参照ください。
Step2では実際にフローを作成します。まずASTERIA Flowデザイナーを実行して［ファイル］メニューから［サーバーを追加］を選択。ログインダイアログで［サーバー名］［ユーザー名］［パスワード］を指定し、OKをクリックします。
次に［プロジェクト作成］ダイアログを開いて、［プロジェクト名］［フロー名］を指定。フローテンプレートとして［メール添付ファイル処理］を選んでOKをクリックします。メール添付ファイル処理フローには、メールを受信したのをトリガーに、添付ファイルに記載されたデータの処理を自動で実行するためのプロパティがあらかじめ設定してあります。
続いて、以下の順でコンポーネントを配置します。
①マッパーコンポーネント
②アイコンパレット「コントロール」／BranchStartコンポーネント
③Endコンポーネント（BranchStartの直下）
④アイコンパレット「Excel」／ExcelInputコンポーネント
⑤マッパーコンポーネント
⑥アイコンパレット「データベース」／RDBPutコンポーネント
⑦Endコンポーネント
【各コンポーネントの設定】
次に各コンポーネントのプロパティやマッパーコンポーネントのデータマッピングの設定をします。
①のマッパーコンポーネントでは、メールに添付されたファイル名が「.xls」という拡張子を持つファイルかを確認するマッピングを行います。
②のBranchStartで、添付ファイルの拡張子が「.xls」であれば右方向へ処理が進み、そうでなければ下方向へ進み、処理が終了します。
④のExcelInputコンポーネントでは、処理したいExcel帳票のどのセルをどの様に取り出すかを予め定義します。このとき、処理したいExcel帳票とメールに添付された帳票の種類の整合チェックを確実にするため、受注や出荷指示などに応じて定めたフォーム番号などを特定のセルに埋め込み、続くマッパーコンポーネントで条件を設定すると、連携処理の確実性を高めやすくなります。
⑥のRDBPutコンポーネントで接続するRDBコネクションを指定し、RDBPutコンポーネントの右クリックメニューから「テーブルの選択」をクリックします。
テーブル選択ダイアログで、データを登録するテーブル、およびフィールドを選択します。
⑤のマッパーコンポーネントでExcelInputから取り出したデータをRDBのフィールドにマッピングします。
ここまでの設定を終えて［ファイル］メニューから［保存］を選択すると、フローを保存すると同時にコンパイル処理が行われます。画面下端のログペインにコンパイルエラーがないことを確認しておきます。
デザイナー上でメニュー：実行／実行設定／メール監視を選択します。
①添付ファイル処理フローとして、作成したフローを選択します。
②メールボックスの設定の欄で、「接続名」などSTEP1で設定済みの情報を選択します。
③監視間隔に任意の時間を設定します。
④そのほか重複処理時の動作や、休日時の動作のオプションを指定し、登録します。
以上で設定は終わりです。登録ボタンを押すと、指定された条件でメールボックスの監視が始まります。スケジュールを停止したい場合は、実行設定の一覧で当該メール監視設定を選択し、「無効化」を選びます。